广大师生员工：
近期在办理报销业务过程中，我们发现在飞机票购买、票据审验、网上预约申请及支付信息填写等方面存在一些问题，我们整理了这些问题并统一说明，以方便大家办理业务：
（一）机票、车票相关问题
1、根据国家税务总局、中国民用航空局联合制定的《航空运输电子客票行程单管理办法（暂行）》（国税发[2008]54号），《航空运输电子客票行程单》是旅客购买电子客票的付款和报销凭证。目前，很多老师在信天游、芒果等网站订购机票，但部分订票网站存在机票捆绑保险的销售行为（有关报道见附件1），致使对方开具发票金额与实际乘机价款不符，在此提醒大家，通过上述网站订票时应向对方索要由国家税务总局监制的《航空运输电子客票行程单》，由订票单位开具的税务发票不能作为报销凭据。
2、各位老师出差乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，购买保险时，应向售票方索要由税务局监制的保险费发票。报销时应提供保险费发票，保险单不能作为报销凭据，只能作为索赔等使用。(保险费发票样图见附件1)
（二）发票及审验问题
1、目前可报销的票据有效期为一年，例如：老师在2014年9月28日到财务处办理报销业务，所报销的票据的日期应在2013年9月28日至2014年9月28日范围内，以此类推。
2、财务处首页――发票审验（http://caiwu.hrbeu.cn/caiwuchu/）中仅列出了黑龙江省国税、地税发票审验链接，如果您持有的是其他省市的发票，请到相应省市的国税、地税网站进行审验。
3、黑龙江省国税发票在审验过程中，由于税控发票和非税控发票审验要求和内容不同，审验时请注意发票类型，根据相应的发票类型进入不同审验窗口（税控发票不能通过非税控发票窗口审验）。辨别发票类型，您只需查看发票上是否有税控码，有税控码的发票，应进入税控发票审验窗口进行审验（税控发票票样见附件2），无税控码的发票则为非税控发票。其他省市发票应按照其网站公布的审验程序进行审验。
4、目前国际机票、火车票、财政票据和解放军票据无法进行网上审验，不需审验。
5、部分发票可能会由于未到税务申报期不能在税务发票查询系统中验真，请在每个月的15号之后再次查询，如仍查询不到请与对方单位联系。
（三）网上预约报销相关问题
1、已提交预约单的处理
网上预约报销单申请完，及时送至财务处核算中心预约报账收单处，并删除预约系统内不需到财务办理业务的预约单，以避免占用您的项目资金。对于申请完毕的预约单，如果您想要做部分改动只需选中该预约单，点击修改即可，无需另行申请。若您另行申请，请删除之前的预约报销单。
2、报销方式的选择
在申请网上预约单时，有两种报销方式：“授权项目报销”和“非授权报销”，两者区别为：授权项目报销用于经费负责人本人或授权他人进行报销的方式；非授权项目报销主要用于学校公共项目的报销。
目前，只要保证填写金额在项目可用余额之内，进入“非授权项目”是可以进行网上预约的，但是请大家尽量选用“授权项目报销”，因为“非授权项目”预约相对于“授权项目”预约存在一些无法实现的功能：如“非授权项目”预约下，看不到该项目的余额；还借款报销时，一方面看不到项目本身的借款明细，另一方面如果项目余额低于本次还款金额，系统会提示错误，无法进行预约。
3、附件张数的填写
预约单上应将准确的附件张数填写清楚，预约单本身不在附件张数统计内，附件是指票据粘贴单、物资验收单及合同等，其中一张粘贴单算一张附件，合同一份为一张。
4、个人银行卡需及时维护
支付方式选择“转个人银行卡”支付时，系统只能将报销款项打入银行卡中。学校工资卡统一更新为芯片卡后，因为老师的需求不同，部分老师需要将报销款项打入其它卡中，因此财务处未对预约系统的银行卡号进行更新，目前系统默认的“个人银行卡”为您以前旧的中行工资卡或工资折号，需老师自己维护。因此在预约单申请成功后，请您认真核对支付的个人银行卡号，如果是折号或卡号有误，请您到“个人银行卡维护”界面自行维护。
（四）报销需要进一步强调的问题
1、在商场、超市等购买商品时应注意留存机打购物小票，报销时随发票一起粘贴，无购物小票不予报销。
2、根据审计检查要求，在办理实验用汽、柴、机油的报销时，请在物资验收单上注明使用实验用油的具体实验内容。
3、出差时发生住宿费用的，请您及时向对方索要发票，如对方因特殊原因无法在出差期间提供住宿费发票，事后补开的，需对方出具加盖单位公章的补开住宿费票据的情况说明，说明中要写清补开的原因、住宿时间，可正常报销。
国库基本业务费项目（GK2开头项目）报销差旅费的，出差期间无住宿费、出差期间超过15天的情况均须出具由主管科研院系领导签批的情况说明。
4、各位老师在办理合同分期付款时，首次付款应持合同原件，后续每次付款持合同复印件，合同复印件上应标明以前每次付款的金额及凭证号（以前付款金额及凭证号可在网上预约物流管理中查看），办理最后一次付款时需将已标注每次付款情况的合同复印件留存财务处。
5、报销会议费、会议注册费需提供加章办会单位公章的会议通知原件，会议通知要有收取会议费（会议注册费）标准和收款单位，如电话通知等无书面通知的，由参会人出具参会情况说明，所在单位确认签字并加盖公章。
以后我们会根据报销中师生遇到的普遍问题进行整理、解答并公布，以后方便您办理相关报销业务。
